Datenschutzerklärung
Stand: 24. Oktober 2026
1. Einleitung und Verantwortlicher
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf unserer Plattform "Planbar" auf.
Verantwortlicher:
PhDSoft-Ingenieure GmbH
Hartriegelweg 12B, 38112 Braunschweig
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Philipp Dedié
Amtsgericht Braunschweig, HRB 206782
E-Mail: info@planbaroffice.de
2. Verarbeitung im Rahmen der SaaS-Nutzung (Auftragsverarbeitung)
Wenn Sie als Dienstleister Planbar nutzen, um Termine für Ihre eigenen Kunden zu verwalten, fungieren Sie datenschutzrechtlich grundsätzlich als Verantwortlicher. Wir verarbeiten die Daten Ihrer Endkunden, Mitarbeitenden und sonstigen Nutzer im Rahmen der Plattform regelmäßig als Auftragsverarbeiter nach Ihrer Weisung. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist Bestandteil unserer AGB und wird mit der Registrierung elektronisch geschlossen.
3. Besuch unserer Website
Beim Aufrufen unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert. Dazu gehören IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browser-Typ und das Betriebssystem. Diese Daten sind technisch für den Betrieb notwendig und dienen der Fehleranalyse und Systemsicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Registrierung und Account
Für die Nutzung von Planbar müssen Sie ein Nutzerkonto anlegen. Dabei erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort zur Authentifizierung sowie Bestandsdaten wie Name, Unternehmensname, Kontaktdaten, Standortdaten, Rollen- und Berechtigungsdaten zur Vertragserfüllung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Chat zwischen Kunden und Betrieb
Für Anfragen, Buchungen und Kundenbetreuung verarbeiten wir Nachrichteninhalte, Absender- und Kontozuordnungen, den Betrieb, Zeitpunkte, technische Nachrichtenkennungen sowie Lese- und Archivierungsmarkierungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Serviceanfrage.
Verantwortlich ist der Betrieb, dessen Kontaktdaten im Impressum der Buchungsseite stehen. Planbar verarbeitet die Daten in seinem Auftrag mit unserer Server-Infrastruktur und Supabase. Sie und berechtigte Mitarbeitende des Betriebs können den gemeinsamen Verlauf einsehen; befugte Personen erhalten bei technisch notwendigen Betriebs- und Supportaufgaben Zugriff. Die Übertragung ist verschlüsselt, der Chat jedoch nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Speicherung und Löschung: Der Verlauf wird für die laufende Kommunikation und erforderliche Nachweise aufbewahrt; eine automatische Löschung nach fester Frist besteht derzeit nicht. Bei der datenschutzrechtlichen Löschung des Kundenprofils wird er aus dem aktiven System entfernt. Eine frühere Löschung können Sie beim Betrieb oder unserem Datenschutzkontakt anfragen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Archivieren, Abmelden oder Abschalten von Push löscht den Serververlauf nicht.
Für Offlineanzeige und unterbrochenen Versand speichert die App Verläufe und ausstehende Nachrichten verschlüsselt auf Ihrem Gerät (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Lokale Verläufe bleiben bis zum Überschreiben, Abmelden oder Löschen der App-/Browserdaten bestehen; ausstehende Nachrichten bis zum Versand oder zur lokalen Löschung. Beim Abmelden wird der lokale Chat-Speicher gelöscht.
Optionale Push-Hinweise
Mit Ihrer freiwilligen Freigabe erhalten Sie Hinweise über Firebase Cloud Messaging (Google). Dabei werden Geräte- und Installationskennungen, Konto-, Betriebs- und Appzuordnungen sowie technische Verbindungs-, Registrierungs-, Einwilligungs- und Zustelldaten verarbeitet. Die Mitteilung enthält einen allgemeinen Hinweis, gegebenenfalls den Betriebsnamen und Kennungen samt Gesprächslink, aber keinen Nachrichtentext. Hinweise können auf dem Sperrbildschirm erscheinen.
Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Push jederzeit in der App oder den Browser-/Geräteeinstellungen für die Zukunft abschalten; der Chat bleibt nutzbar. Eine System-Sperre oder Deinstallation löscht gespeicherte Kennungen nicht zwingend sofort. Angaben zu Speicherung und weltweiter Verarbeitung finden Sie bei Firebase. Ergänzend gelten die Angaben zu Dienstleistern, Drittlandübermittlungen, Speicherfristen und Ihren Rechten in dieser Erklärung. Die Freigabe umfasst keine Werbeeinwilligung.
Optionale Anmeldung mit Passkeys (WebAuthn)
In der Kunden-App und der Browser- bzw. PWA-Version der Admin-App können Sie für ein bestehendes, bestätigtes Konto freiwillig einen Passkey einrichten. Die übrigen angebotenen Anmeldewege bleiben verfügbar. Die Einrichtung erfolgt nach der Anmeldung und Ihrer Bestätigung am Gerät.
Funktionsweise und Daten: Ihr Gerät oder der von Ihnen gewählte Passwortmanager verwaltet den privaten Schlüssel. Zur Prüfung der Anmeldung verarbeitet unser Authentifizierungsdienst Supabase Auth den zugehörigen öffentlichen Schlüssel, die Passkey-Kennung, die Zuordnung zum Konto, technische Merkmale des verwendeten Authenticators, eine Bezeichnung sowie Erstellungs- und gegebenenfalls letzte Nutzungszeitpunkte. Bei der Anmeldung werden eine zeitlich begrenzte Prüfanfrage und eine signierte Antwort ausgetauscht. Fingerabdrücke, Gesichtsbilder, biometrische Vorlagen und Ihr Gerätecode werden dabei nicht an Planbar oder Supabase Auth übermittelt. Eine biometrische Prüfung erfolgt durch Ihr Gerät.
Kontobezug und Bestätigungsfenster: Ein Passkey gehört zum zugrunde liegenden Planbar-Anmeldekonto. Soweit mehrere Planbar-Apps dieses Konto verwenden, kann er auch dort zur Anmeldung dienen; betriebliche Zugriffsrechte werden dadurch nicht erweitert. Die Kunden-App kann ein Bestätigungsfenster unter app.planbaroffice.de/auth/passkey öffnen. Dafür werden die Herkunftsadresse der App, der Betriebskontext, eine technische Anfragekennung und die für Einrichtung oder Anmeldung erforderlichen Kontozuordnungen und Sitzungsdaten zwischen den beteiligten Planbar-Fenstern und Supabase Auth ausgetauscht. In der Kunden-App wird außerdem am Konto vermerkt, ob der freiwillige Einrichtungshinweis bereits berücksichtigt wurde, damit er nicht bei jeder Anmeldung erneut erscheint.
Passwortmanager und Synchronisation: Abhängig von Ihren Einstellungen kann Ihr Geräte- oder Passwortmanager-Anbieter Passkeys auf weitere Geräte synchronisieren. Diese von Ihnen eingerichtete Verwaltung richtet sich nach den Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Planbar erhält den privaten Schlüssel auch bei einer solchen Synchronisation nicht.
Zwecke und Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung dient der von Ihnen angeforderten sicheren Anmeldung und dem Schutz des Kontos vor unbefugten Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Absicherung der Konten und der Verhinderung von Anmeldemissbrauch. Soweit wir Ihnen gegenüber damit vertraglich vereinbarte Kontofunktionen bereitstellen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das für die ausdrücklich gewünschte Passkey-Funktion unbedingt erforderliche Speichern und Auslesen auf Ihrem Endgerät stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese Zugangsdaten werden nicht für Werbetracking verwendet.
Speicherdauer und Entfernen: Registrierte Passkey-Daten werden gespeichert, solange der betreffende Zugang zum zugrunde liegenden Anmeldekonto besteht. Sie können einzelne Passkeys in der Kunden-App unter Konto → Passkeys und in der Admin-App unter Konto → Sicherheit entfernen. Danach kann dieser Passkey keine neue Anmeldung am selben Anmeldekonto mehr ausführen, auch nicht in anderen damit verbundenen Planbar-Apps. Das Abmelden allein entfernt keinen Passkey. Eine Kopie in Ihrem Passwortmanager verwalten und löschen Sie dort gesondert. Das Entfernen eines Passkeys beendet bestehende Sitzungen nicht automatisch. Das Löschen eines Kundenprofils bei einem einzelnen Betrieb ist außerdem nicht mit der Löschung eines weiterhin anderweitig genutzten gemeinsamen Anmeldekontos gleichzusetzen. Für Sicherheitsprotokolle gelten die gesonderten Speicherfristen dieser Datenschutzerklärung.
Geräteentsperrung in der nativen Admin-App
Die native Admin-App kann zusätzlich einen zuvor eingerichteten Zugang über die Gerätesperre entsperren. Dafür werden Sitzungs- und Erneuerungstoken sowie die zugehörigen Konto- und Betriebsangaben im geschützten Speicher des Geräts abgelegt. Die App konfiguriert diesen Speicher ohne geräteübergreifende Synchronisation. Auch dabei erhält Planbar keine biometrischen Vorlagen oder Gerätecodes. Der gespeicherte native Zugang kann in den Sicherheitseinstellungen deaktiviert werden und wird beim Abmelden entfernt. Diese lokale Funktion ist von einem beim Authentifizierungsdienst registrierten WebAuthn-Passkey zu unterscheiden.
5. Externe Dienstleister & Infrastruktur
Wir setzen zur Bereitstellung unserer Software moderne, sichere Cloud-Technologien ein. Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten an folgende Dienstleister übermittelt; weisungsgebundene Verarbeitung unterliegt den Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO:
- Datenbank, Authentifizierung und Realtime-Funktionen (Supabase): Speicherung von Nutzerprofilen, Authentifizierungsdaten, Sitzungen und technischen Zugriffsdaten.
- Zahlungsabwicklung (Stripe): Abrechnung von Abonnements, Onlinezahlungen, Anzahlungen, Gutscheinen und Stripe-Connect-Funktionen. Vollständige Karten- oder Bankdaten werden nicht auf unseren eigenen Servern gespeichert.
- E-Mail-Versand (Mailjet): Versand von Transaktions-E-Mails, Systemnachrichten und Marketingnachrichten bei Einwilligung sowie Zustellstatistiken.
- Push-Benachrichtigungen (Firebase): Versand von Push-Nachrichten und Verwaltung von Geräte-Token, sofern Sie Push aktivieren.
- Kalenderintegration (Google Calendar): Synchronisation von Terminen, wenn Sie die Integration aktiv verbinden.
- Video-Integrationen (Microsoft Teams / Microsoft Graph): Erstellung von Online-Meeting-Links, sofern Sie diese Funktionen aktiv verbinden.
- Medien- und Dateiablage (Contabo Object Storage bzw. S3-kompatibler Speicher): Speicherung und Auslieferung von hochgeladenen Bildern, Logos, Icons, Gutscheingrafiken und vergleichbaren Medien.
- Formularschutz (Cloudflare Turnstile): Schutz von Registrierungs- und Formularprozessen vor Missbrauch.
- Fehleranalyse (Sentry): Stabilitätsüberwachung und technische Diagnose.
- Hosting & Server: Bereitstellung der Server-Infrastruktur, Datenbanken, Backups und Speicher.
Google-Anmeldung, Google Calendar und Google-Unternehmensprofile
Buchungen über Google: Bei einer aktivierten Google-Anbieteranbindung speichern wir nach Ihrer Statistik-Einwilligung eine von Google übergebene Buchungszuordnungskennung zusammen mit dem ursprünglichen Standort für höchstens 30 Tage auf Ihrem Gerät. Nach einer erfolgreich bestätigten Buchung übermitteln wir diese Kennung, unsere Google-Partnerkennung und die Information, ob der Standort gewechselt wurde, an Google. Namen, Kontaktdaten, gebuchte Leistungen und Terminnotizen sind nicht Bestandteil dieser Erfolgsmeldung. Für einen ausstehenden Versand wird die Kennung serverseitig verschlüsselt gespeichert und nach Versand oder Ablauf entfernt. Sie können die Einwilligung über die Cookie-Einstellungen widerrufen; dabei wird die gespeicherte Gerätekennung gelöscht und die weitere Zuordnung unterbunden.
Die Google-Anmeldung und die Google-Integrationen sind optional. Je nach aktivierter Funktion und Ihrer Freigabe verarbeiten wir die von Google bereitgestellte Konto-ID, E-Mail-Adresse und Profilinformationen sowie die jeweils benötigten OAuth-Zugangsdaten und Berechtigungen. Ihr Google-Passwort erhalten wir nicht.
Google Calendar: Nach Ihrer Verbindung werden die über Planbar verwalteten Termine im Kalender des verbundenen Kontos angelegt, aktualisiert oder bei Stornierung gelöscht. Dabei werden insbesondere Leistung, Zeitpunkt, Kunden- und Mitarbeiternamen sowie, soweit im Termin hinterlegt, Kontaktdaten, Preis und Notizen an Google übermittelt. Bei einer betrieblichen Kalendersynchronisation können Kunden als Terminteilnehmer eingeladen werden. Die Sichtbarkeit dieser Daten richtet sich zusätzlich nach Ihren Google-Kalender- und Freigabeeinstellungen. Die Funktion dient der Terminsynchronisation und nicht der Auswertung Ihrer sonstigen privaten Kalenderinhalte.
Google-Unternehmensprofile: Wenn Sie diese Integration verbinden, rufen wir die von Ihrem Konto verwalteten Konten und Unternehmensprofile mit Namen, Adressen und Kennungen ab. Für die Bewertungsverwaltung können außerdem Bewertungen, Bewertungssterne, Verfasserinformationen und öffentliche Antworten verarbeitet werden. Buchungslinks und von Ihnen freigegebene Bewertungsantworten werden an Google übertragen und können im Unternehmensprofil, in der Google-Suche und in Google Maps öffentlich erscheinen. Kundennamen, Kundenkontakte und Terminnotizen werden durch die Buchungslink-Verwaltung nicht an Google übertragen.
Empfänger und Weitergabe: Google-Daten werden innerhalb Ihres Planbar-Betriebs nur den dafür berechtigten Nutzern zugänglich gemacht. Für Speicherung und technischen Betrieb verarbeiten die in Abschnitt 5 genannten Datenbank- und Hosting-Dienstleister, insbesondere Supabase und unsere Server-Infrastruktur, die hierfür erforderlichen Daten in unserem Auftrag. Die Daten der jeweils aktivierten Google-Funktion werden mit Google ausgetauscht. Kalenderdaten können außerdem Personen zugänglich werden, mit denen Sie Ihren Kalender teilen, sowie eingeladenen Terminteilnehmern. Öffentliche Bewertungsantworten und Buchungslinks sind für Besucher des Google-Unternehmensprofils sichtbar. Eine Weitergabe von Google-Nutzerdaten für Werbung, Datenhandel oder das Training allgemeiner KI- und Machine-Learning-Modelle erfolgt nicht. Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft.
Schutz und Speicherung: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Berechtigungsprüfungen begrenzen den Zugriff auf den jeweiligen Betrieb und die berechtigten Rollen. Die Zugangsdaten für Google-Unternehmensprofile werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Google-Zugangsdaten werden für die Dauer der aktiv verbundenen Funktion gespeichert und beim Trennen der Verbindung aus der aktiven Verbindung entfernt. Bereits angelegte Kalendereinträge, veröffentlichte Links oder Antworten sowie die dazugehörigen betrieblichen Nachweise werden dadurch nicht automatisch gelöscht; sie können in der jeweiligen Anwendung verwaltet werden.
Trennen und Widerrufen: Sie können die Verbindung in den Einstellungen der jeweiligen Integration trennen und Googles Zugriff zusätzlich unter Verbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Für die Löschung gespeicherter Google-Daten können Sie sich an info@planbaroffice.de wenden. Die Verarbeitung dient ausschließlich der von Ihnen angeforderten Anmeldung oder Integrationsfunktion. Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google-APIs richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).
5.2 Datenbankregion und Übermittlungen außerhalb des EWR
Das derzeit für Planbar eingesetzte Supabase-Projekt nutzt die Region eu-central-1 (Frankfurt). Eine europäische Datenbankregion bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitungen aller eingebundenen Dienste ausschließlich innerhalb der EU stattfinden. Insbesondere bei Support, Authentifizierung, Benachrichtigungen, Zahlungsdiensten und freiwilligen Integrationen können Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.
Für Drittlandübermittlungen gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Übermittlungen können auf einem anwendbaren Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, bei entsprechend zertifizierten US-Empfängern dem EU-US Data Privacy Framework oder geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, beruhen. Informationen zu den jeweils anwendbaren Garantien und eine Kopie der maßgeblichen Regelungen können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Weitere Informationen enthalten die Datenschutzbedingungen von Supabase, die Datenschutzinformationen von Firebase und die Datenschutzinformationen von Stripe.
6. Cookies und Lokale Speicherung
Unsere Website nutzt technisch notwendige Cookies, Local Storage und vergleichbare Technologien, um Ihre Cookie-Auswahl zu speichern, Sitzungen abzusichern und die Website zuverlässig bereitzustellen. Diese Speicherung ist erforderlich, damit wir Ihre Entscheidung berücksichtigen können. Statistik-Cookies und vergleichbare Technologien für Google Analytics setzen wir nur, wenn Sie zuvor aktiv zustimmen. Rechtsgrundlage für erforderliche Speicherungen ist § 25 Abs. 2 TDDDG; für nicht notwendige Speicherungen gilt § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
7. Google Analytics 4
Sofern Sie einwilligen, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck ist die Reichweitenmessung unserer Website, damit wir verstehen, welche Seiten besucht werden und wie wir unser Angebot verbessern können. Verarbeitet werden können insbesondere Seitenaufrufe, Referrer, Geräte- und Browserinformationen, ungefähre Standortdaten sowie technische Kennungen wie Cookies (z. B. _ga).
Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Google kann Daten auch in Drittländer, insbesondere die USA, übertragen. Die Speicherdauer von Google-Analytics-Cookies kann je nach Einstellung bis zu 2 Jahre betragen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics auf unserer Website nicht geladen.
8. Demo-Anfragen, Kontakt und Marketing
Wenn Sie eine Demo anfragen, Kontaktformulare nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur vorvertraglichen oder vertraglichen Kommunikation. Das Demo-Formular erfasst Ihren Namen, den Namen Ihres Betriebs und Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihre Telefonnummer. Außerdem wird die Seite übermittelt, auf der Sie die Anfrage gestellt haben. Die Anfrage wird über unseren E-Mail-Dienstleister Mailjet an unser Team weitergeleitet. Es wird dadurch kein Kundenkonto angelegt und keine Newsletter-Anmeldung vorgenommen. Marketingnachrichten versenden wir nur mit Einwilligung oder soweit gesetzlich zulässig. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
9. Kontakt über WhatsApp
Auf unserer Website verlinken wir zu WhatsApp. Beim bloßen Besuch unserer Website werden dadurch keine WhatsApp- oder Meta-Cookies gesetzt. Erst wenn Sie den WhatsApp-Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp bzw. Meta. Dabei können personenbezogene Daten wie Ihre Telefonnummer, Kommunikationsinhalte und technische Verbindungsdaten durch WhatsApp verarbeitet werden.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Technische Diagnose- und Nutzungslogs wie Client-Fehlerlogs, Buchungsversuchs- und App-Aktivitätsereignisse werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht. Versand- und Zustellprotokolle für E-Mail und Push-Benachrichtigungen werden grundsätzlich nach 180 Tagen gelöscht. Sicherheits- und Authentifizierungsprotokolle, insbesondere Login-Historie, Auth-Events und Passwort-Reset-Protokolle, werden grundsätzlich nach 365 Tagen gelöscht. Eine längere Aufbewahrung kann erfolgen, wenn gesetzliche Pflichten, Missbrauchsabwehr oder konkrete Sicherheitsvorfälle dies erfordern.
11. Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten. Des Weiteren haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen oder bei Vorliegen gesetzlicher Voraussetzungen der Datenverarbeitung zu widersprechen (Art. 15-21 DSGVO). Wenden Sie sich hierfür an unsere im Impressum genannte E-Mail-Adresse.
12. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig.